じゅくやさんの思考まとめ

こんなことで悩んでいないか 月に一度、スタッフ全員にシフトを送る作業。メールやLINEで個別連絡していると、毎回1〜2時間かかる。送り忘れも怖い。そんなルーティンに費やしている時間を考えたことはあるか。 この記事は次のような状況に心当たりのある方に向けて書いた。 毎月、スタッフへの翌月シフトをメールやLINEで個別に送っている 人数が増えるほど連絡作業が長くなり、月末が憂鬱になってきた 送り忘れや記載ミスが起き、都度フォローが発生している プログラミング未経験だが、自動化という言葉には興味がある できれば今使っているツールのまま、費用をかけずに解決したい 結論から先に言う。Googleスプレッドシートにシフトを入力するだけで、各スタッフへのメールが ボタン1回で自動送信される仕組み を、無料で作れる。使うのはGoogle Apps Script（GAS）だけ。月額ゼロ円。外部サービスへの登録不要だ。 目次 課題の正体——毎月何時間消えているか 解決策の概要——GASで何をするか 必要なものリスト Step by Step 手順 応用編 よくある詰まりポイント Q&A まとめ 課題の正体——毎月何時間消えているか 作業を分解するとこうなる シフト表が完成した後、各スタッフへの個別連絡は次の手順で進む。 スプレッドシートでAさんの出勤日を確認する（1〜2分） メールやLINEを開いてAさんを検索する（30秒） メッセージを作成・送信する（2〜3分） Bさん、Cさん……と繰り返す 講師が10名いれば、1人あたり最低4〜5分かかる。合計40〜50分。確認・修正・返信対応まで含めれば 軽く2時間を超える 。これが毎月発生する。 年間換算すると丸3日分だ 2時間 × 12ヶ月 = 年間24時間 。丸3日分だ。さらに「送り忘れ」「記載ミス」による手戻りを加えれば、実質的なコストはもっと大きい。 経営者の時給を仮に3,000円とすれば、年間72,000円相当の時間が定型作業に消えている計算だ。 なぜ放置されるか 「そのうち自動化しよう」と思いながら後回しになる理由は、大抵こうだ。 自動化ツールの導入にお金がかかりそう プログラミングの知識が必要そうでハードルが高い ...

月末が来るたびに、憂鬱だった 毎月25日を過ぎると、気が重くなっていた。 原因は月次レポートだ。私の塾では、在籍している生徒ごとに保護者向けの月次報告文書を作成している。今月の学習記録、テストの結果、来月に向けての指針——これを一件ずつ、手で書いていた。 1件あたり15〜20分。10件いれば2時間半〜3時間以上かかる。繁忙期に在籍が増えれば、それがそのまま残業時間に乗ってくる。 「年間でいくらかかっているんだろう」と計算したことがある。月3時間として、年間36時間。在籍が多い月は5時間近くかかることもあるから、実態は 年間40〜50時間 この作業だけに消えていた。 しかも、これが全部「手作業」なのに、内容がどんどんマンネリ化していく。 「今月も継続して努力できていました」「来月はこの科目を重点的に取り組みましょう」——毎月似たような文章を書いている自分に気づく。でもネタがない。授業記録は手元にあるのに、それを文章に起こす時間も気力も足りない。結果、また同じような文面になる。 保護者の方は、毎月このレポートを楽しみにしてくれている。それがわかっているから、手を抜くことができない。でも丁寧に書けば時間がかかる。この板挟みが、月末のたびに私を苦しめていた。 この記事では、その苦しみを解決するまでの話を全部書く。 最初に試したこと、全部うまくいかなかった Excelのテンプレートで「効率化」しようとした 最初に思いついたのは「テンプレートを充実させること」だった。よく使う文言を登録したリストを作って、コピペするだけで組み合わせられるようにした。 確かに少し速くなった。でも1件あたり15分が12分になった程度だ。根本的には変わっていない。そして「コピペの文章感」が出てしまい、保護者の方に「先月と同じような内容でしたね」と言われたことがある。それがかなり堪えた。 ChatGPTに「文章を書いてもらおう」とした 次に試したのはChatGPTだ。授業記録をコピペして「この内容を元に保護者向けのレポートを書いて」と頼んだ。 文章の質は上がった。でも毎回手でコピペして、毎回文章を確認して、毎回保存して……という手作業は変わらない。1件10分くらいには縮まったが、10件あれば100分だ。劇的な改善にはならなかった。 もう一...