じゅくやさんの思考まとめ

月末が来るたびに、憂鬱だった 毎月25日を過ぎると、気が重くなっていた。 原因は月次レポートだ。私の塾では、在籍している生徒ごとに保護者向けの月次報告文書を作成している。今月の学習記録、テストの結果、来月に向けての指針——これを一件ずつ、手で書いていた。 1件あたり15〜20分。10件いれば2時間半〜3時間以上かかる。繁忙期に在籍が増えれば、それがそのまま残業時間に乗ってくる。 「年間でいくらかかっているんだろう」と計算したことがある。月3時間として、年間36時間。在籍が多い月は5時間近くかかることもあるから、実態は 年間40〜50時間 この作業だけに消えていた。 しかも、これが全部「手作業」なのに、内容がどんどんマンネリ化していく。 「今月も継続して努力できていました」「来月はこの科目を重点的に取り組みましょう」——毎月似たような文章を書いている自分に気づく。でもネタがない。授業記録は手元にあるのに、それを文章に起こす時間も気力も足りない。結果、また同じような文面になる。 保護者の方は、毎月このレポートを楽しみにしてくれている。それがわかっているから、手を抜くことができない。でも丁寧に書けば時間がかかる。この板挟みが、月末のたびに私を苦しめていた。 この記事では、その苦しみを解決するまでの話を全部書く。 最初に試したこと、全部うまくいかなかった Excelのテンプレートで「効率化」しようとした 最初に思いついたのは「テンプレートを充実させること」だった。よく使う文言を登録したリストを作って、コピペするだけで組み合わせられるようにした。 確かに少し速くなった。でも1件あたり15分が12分になった程度だ。根本的には変わっていない。そして「コピペの文章感」が出てしまい、保護者の方に「先月と同じような内容でしたね」と言われたことがある。それがかなり堪えた。 ChatGPTに「文章を書いてもらおう」とした 次に試したのはChatGPTだ。授業記録をコピペして「この内容を元に保護者向けのレポートを書いて」と頼んだ。 文章の質は上がった。でも毎回手でコピペして、毎回文章を確認して、毎回保存して……という手作業は変わらない。1件10分くらいには縮まったが、10件あれば100分だ。劇的な改善にはならなかった。 もう一...