じゅくやさんの思考まとめ

目次 こんなことで悩んでいる方はこの記事へ 結論ファースト 課題の明確化――どこに時間が消えているのか 解決策の概要 必要なものリスト Step by Step手順 応用編 よくある詰まりポイントQ&A まとめ こんなことで悩んでいる方はこの記事へ 以下に当てはまる塾講師・教室長の方を対象に書いた。 毎週同じ内容の保護者メール・LINE通知を手で書き直している 生徒の出欠・成績データをExcelに手入力してから分析している 面談前日に毎回「前回何話したっけ」とノートを掘り起こしている 月次レポートを作るたびに2〜3時間とられる プログラミング未経験だが、「もう少し楽になりたい」と考えている プログラミング経験はゼロで構わない。この記事ではコピペ可能なコードを全て提供する。 結論ファースト 結論を先に言うと、 塾業務の自動化は「繰り返し作業の洗い出し → スクリプト化 → 定期実行」の3ステップで完結する 。具体的には以下の4領域を自動化するだけで、月20時間前後の削減が現実的だ。 保護者への定期通知（LINE / メール） 出欠・成績データの集計・グラフ化 面談記録の要約・次回提案生成 月次レポートの自動生成 使うツールはGoogle Apps Script（以下GAS）とPython、必要に応じてClaude APIの3つだけ。どれも無料枠でスタートできる。 課題の明確化――どこに時間が消えているのか 塾の事務作業を30分単位で記録した1週間のログをもとに計算すると、典型的な教室長の繰り返し作業は次のような内訳になる。 作業 週あたり時間 年換算 自動化難易度 保護者への授業報告メール作成 2.5時間 約120時間 ★☆☆（低） 出欠・成績データの手入力と集計 1.5時間 約72時間 ★☆☆（低） 面談準備（前回記録の読み直し・...

こんなことで悩んでいないか 月に一度、スタッフ全員にシフトを送る作業。メールやLINEで個別連絡していると、毎回1〜2時間かかる。送り忘れも怖い。そんなルーティンに費やしている時間を考えたことはあるか。 この記事は次のような状況に心当たりのある方に向けて書いた。 毎月、スタッフへの翌月シフトをメールやLINEで個別に送っている 人数が増えるほど連絡作業が長くなり、月末が憂鬱になってきた 送り忘れや記載ミスが起き、都度フォローが発生している プログラミング未経験だが、自動化という言葉には興味がある できれば今使っているツールのまま、費用をかけずに解決したい 結論から先に言う。Googleスプレッドシートにシフトを入力するだけで、各スタッフへのメールが ボタン1回で自動送信される仕組み を、無料で作れる。使うのはGoogle Apps Script（GAS）だけ。月額ゼロ円。外部サービスへの登録不要だ。 目次 課題の正体——毎月何時間消えているか 解決策の概要——GASで何をするか 必要なものリスト Step by Step 手順 応用編 よくある詰まりポイント Q&A まとめ 課題の正体——毎月何時間消えているか 作業を分解するとこうなる シフト表が完成した後、各スタッフへの個別連絡は次の手順で進む。 スプレッドシートでAさんの出勤日を確認する（1〜2分） メールやLINEを開いてAさんを検索する（30秒） メッセージを作成・送信する（2〜3分） Bさん、Cさん……と繰り返す 講師が10名いれば、1人あたり最低4〜5分かかる。合計40〜50分。確認・修正・返信対応まで含めれば 軽く2時間を超える 。これが毎月発生する。 年間換算すると丸3日分だ 2時間 × 12ヶ月 = 年間24時間 。丸3日分だ。さらに「送り忘れ」「記載ミス」による手戻りを加えれば、実質的なコストはもっと大きい。 経営者の時給を仮に3,000円とすれば、年間72,000円相当の時間が定型作業に消えている計算だ。 なぜ放置されるか 「そのうち自動化しよう」と思いながら後回しになる理由は、大抵こうだ。 自動化ツールの導入にお金がかかりそう プログラミングの知識が必要そうでハードルが高い ...