じゅくやさんの思考まとめ

こんなことで悩んでいないか 月に一度、スタッフ全員にシフトを送る作業。メールやLINEで個別連絡していると、毎回1〜2時間かかる。送り忘れも怖い。そんなルーティンに費やしている時間を考えたことはあるか。 この記事は次のような状況に心当たりのある方に向けて書いた。 毎月、スタッフへの翌月シフトをメールやLINEで個別に送っている 人数が増えるほど連絡作業が長くなり、月末が憂鬱になってきた 送り忘れや記載ミスが起き、都度フォローが発生している プログラミング未経験だが、自動化という言葉には興味がある できれば今使っているツールのまま、費用をかけずに解決したい 結論から先に言う。Googleスプレッドシートにシフトを入力するだけで、各スタッフへのメールが ボタン1回で自動送信される仕組み を、無料で作れる。使うのはGoogle Apps Script（GAS）だけ。月額ゼロ円。外部サービスへの登録不要だ。 目次 課題の正体——毎月何時間消えているか 解決策の概要——GASで何をするか 必要なものリスト Step by Step 手順 応用編 よくある詰まりポイント Q&A まとめ 課題の正体——毎月何時間消えているか 作業を分解するとこうなる シフト表が完成した後、各スタッフへの個別連絡は次の手順で進む。 スプレッドシートでAさんの出勤日を確認する（1〜2分） メールやLINEを開いてAさんを検索する（30秒） メッセージを作成・送信する（2〜3分） Bさん、Cさん……と繰り返す 講師が10名いれば、1人あたり最低4〜5分かかる。合計40〜50分。確認・修正・返信対応まで含めれば 軽く2時間を超える 。これが毎月発生する。 年間換算すると丸3日分だ 2時間 × 12ヶ月 = 年間24時間 。丸3日分だ。さらに「送り忘れ」「記載ミス」による手戻りを加えれば、実質的なコストはもっと大きい。 経営者の時給を仮に3,000円とすれば、年間72,000円相当の時間が定型作業に消えている計算だ。 なぜ放置されるか 「そのうち自動化しよう」と思いながら後回しになる理由は、大抵こうだ。 自動化ツールの導入にお金がかかりそう プログラミングの知識が必要そうでハードルが高い ...